Požadavky na externí poskytovatele

Požadavky na externí poskytovatele

1. Platnost, účinnost a smluvní začlenění
Tento dokument stanovuje požadavky společnosti BD SENSORS s.r.o. (dále jen „organizace“) na externí poskytovatele, tj. dodavatele produktů, materiálů, procesů nebo služeb (dále jen „dodavatel“).
Tyto požadavky se uplatní v rozsahu přiměřeném typu dodávaného produktu nebo služby, jejich kritičnosti, zamýšlenému použití, rizikovosti dodavatele a požadavkům zákazníka, právních předpisů či příslušných norem.
Tyto požadavky jsou nedílnou součástí každé objednávky organizace, pokud objednávka, smlouva nebo jiná písemná dohoda výslovně nestanoví jinak. Dodavatel je přijímá zejména písemným potvrzením objednávky, zahájením plnění nebo dodáním plnění.
Organizace doporučuje, aby objednávka obsahovala toto ujednání: „Dodavatel potvrzením objednávky přijímá Požadavky na externí poskytovatele BD SENSORS s.r.o., revize 000, účinné od 6.8.2026, které jsou součástí objednávky.“
V případě rozporu mají přednost v tomto pořadí: (i) individuální písemná smlouva nebo její dodatek, (ii) objednávka včetně jejích příloh, (iii) technická dokumentace, specifikace a zákaznické požadavky výslovně převzaté organizací, (iv) tyto požadavky. Odchylka od těchto požadavků je účinná jen tehdy, byla-li předem písemně odsouhlasena oprávněným zástupcem organizace.
Pro konkrétní objednávku platí znění těchto požadavků účinné ke dni jejího přijetí dodavatelem, není-li v objednávce stanoveno jinak.

2. Účel a oblast působnosti
Účelem dokumentu je stanovit minimální požadavky na kvalitu, shodu, bezpečnost produktu, sledovatelnost, dokumentaci, řízení změn, prevenci padělaných produktů a řízení rizik v dodavatelském řetězci.
Požadavky jsou stanoveny v souladu s požadavky normy EN(AS) 9100, zejména v oblasti informací pro externí poskytovatele, řízení externě poskytovaných procesů, produktů a služeb, prevence padělaných nebo neověřených produktů a přenosu relevantních požadavků v dodavatelském řetězci.
Tento dokument nenahrazuje požadavky právních předpisů, smlouvy, objednávky ani technické dokumentace. Je-li konkrétní požadavek přísnější, použije se přísnější požadavek, pokud tím není porušen právní předpis nebo výslovné ujednání stran.

3. Zkratky a pojmy
EN(AS) 9100 – požadavky na systém managementu kvality pro organizace v oblasti letectví, kosmonautiky a obrany.
QMS – systém managementu kvality.
CoC – Certificate of Conformity / certifikát shody.
FOD – Foreign Object Debris / Damage; cizí předměty nebo poškození způsobené cizími předměty.
Padělaný produkt – padělaný, neověřený, neautorizovaný, nesprávně označený nebo jinak podezřelý produkt či materiál.
Neshoda – nesplnění požadavku objednávky, smlouvy, technické dokumentace, právního předpisu, normy nebo těchto požadavků.
Externí poskytovatel / dodavatel – organizace nebo osoba poskytující produkt, službu, proces nebo jinou činnost pro organizaci.

4. Všeobecné požadavky
Dodavatel je povinen plnit požadavky uvedené v objednávce, smlouvě, technické dokumentaci, specifikacích a v tomto dokumentu.
Dodavatel je zejména povinen zajistit:
1. dodání produktu nebo služby v souladu s objednávkou a platnou technickou dokumentací;
2. dodání dokumentace prokazující shodu produktu nebo služby, je-li požadována, zejména certifikátu EN 10204 3.1, CoC, měřicího, zkušebního protokolu, kalibračního listu;
3. identifikaci a sledovatelnost produktu, materiálu, šarže, tavby, výrobní dávky nebo jiného relevantního identifikátoru;
4. udržování systému řízení kvality odpovídajícího charakteru dodávky;
5. řízení neshodného produktu nebo služby včetně včasného oznámení organizaci;
6. uchování a dostupnost záznamů po stanovenou dobu;
7. přenos relevantních požadavků na své subdodavatele;
8. umožnění ověření produktu, služby nebo procesu organizací, jejím zákazníkem nebo příslušným orgánem;
9. zajištění kompetence osob provádějících činnosti související s dodávkou;
10. plnění dalších specifických požadavků uvedených v objednávce, například požadavků na balení, značení, čistotu, FOD, zkoušení, kontrolu, dokumentaci, exportní omezení nebo informační bezpečnost.

5. Systém řízení kvality dodavatele
Dodavatel udržuje systém řízení kvality přiměřený povaze a rizikovosti dodávky a na vyžádání organizace doloží jeho přiměřenost, certifikaci nebo jinou odbornou způsobilost.
Je-li dodavatel certifikován podle systému managementu kvality, bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů, písemně informuje organizaci o pozastavení, omezení, odebrání, zániku nebo neobnovení certifikace, pokud tato skutečnost může ovlivnit jeho schopnost plnit požadavky organizace.
Dodavatel rovněž bezodkladně oznámí okolnost, která může podstatně ohrozit nepřetržitost, kvalitu, zákonnost nebo včasnost dodávek, zejména zahájení insolvenčního řízení, významný výpadek výroby, závažné regulatorní opatření nebo ztrátu oprávnění nutného k plnění.

6. Schválení a hodnocení dodavatele
Dodavatelé jsou vybíráni, schvalováni a hodnoceni podle interních pravidel organizace. Organizace může při schvalování a hodnocení zohlednit zejména schopnost dodavatele plnit požadavky, kvalitu předchozích dodávek, dodací spolehlivost, výsledky vstupních kontrol, reklamace, neshody, certifikaci, doloženou způsobilost, rizikovost a nahraditelnost dodavatele.
Organizace je oprávněna přiměřeně charakteru dodávky a riziku provést ověření, audit nebo přezkoumání dokumentace dodavatele. Schválení dodavatele ani jeho hodnocení nezbavuje dodavatele odpovědnosti za řádné plnění.
Organizace může schválení dodavatele omezit, pozastavit nebo zrušit, zejména při závažném nebo opakovaném porušení požadavků, neodstranění zjištěné neshody nebo ztrátě nezbytné způsobilosti.

7. Dokumentace a záznamy
Dodavatel je povinen uchovávat dokumentované informace související s dodávkou v rozsahu přiměřeném typu produktu nebo služby. Mezi tyto záznamy patří zejména dodací listy, certifikáty materiálu a shody, měřicí, zkušební nebo kalibrační protokoly, záznamy o kontrole, použitých materiálech, šaržích, tavbách, výrobních dávkách, neshodách, opravách, přepracováních a nápravných opatřeních.
Doba uchování záznamů se řídí objednávkou, smlouvou nebo jiným písemným požadavkem organizace. Není-li doba určena, uchová dodavatel záznamy alespoň po dobu 10 let od dodání, jde-li o produkt, materiál nebo službu s požadavkem na sledovatelnost, a alespoň po dobu 5 let v ostatních případech. Neumožňuje-li právní předpis nebo povaha záznamu takové uchování, dodavatel tuto skutečnost předem písemně oznámí organizaci.
Dodavatel zpřístupní záznamy na vyžádání organizace bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dnů, není-li s ohledem na naléhavost případu požadována kratší přiměřená lhůta.

8. Technická dokumentace a specifikace
Požadavky na produkt, proces nebo službu jsou stanoveny zejména v objednávce, výkresu, technické specifikaci, modelu, normě, pracovním postupu nebo jiné předané dokumentaci.
Dodavatel před zahájením plnění ověří, že disponuje úplnou a platnou dokumentací. Zjistí-li nejasnost, rozpor, nesrovnalost nebo zjevnou chybu, je povinen neprodleně, před zahájením dotčeného plnění, vyžádat si od organizace písemné vysvětlení nebo doplnění. Dodavatel nesmí při plnění použít neplatnou, nahrazenou nebo neověřenou dokumentaci a zavede opatření proti jejímu neúmyslnému použití.
Technická dokumentace, vzorky, modely, software, výrobní postupy a jiné podklady organizace jsou důvěrné. Dodavatel je smí použít jen k plnění objednávky a nesmí je bez předchozího písemného souhlasu organizace zpřístupnit třetí osobě, s výjimkou nezbytného zpřístupnění schválenému subdodavateli vázanému nejméně stejnou povinností důvěrnosti. Po ukončení plnění je dodavatel na žádost organizace vrátí nebo prokazatelně bezpečně zničí, nebrání-li tomu právní předpis.

9. Měřicí a zkušební zařízení
Pokud dodavatel prokazuje shodu produktu nebo služby měřením, zkoušením nebo kontrolou, je povinen používat vhodná měřicí a zkušební zařízení. Tato zařízení musí být řízena, udržována, chráněna před neoprávněnou změnou a kalibrována nebo ověřována v rozsahu odpovídajícím požadavkům na dodávku.
Kalibrace musí být navázána na uznávané národní nebo mezinárodní etalony, je-li to aplikovatelné. Dodavatel na vyžádání poskytne platné doklady o kalibraci nebo ověření.

10. Řízení změn
Dodavatel předem písemně informuje organizaci o každé plánované změně, která může ovlivnit shodu, bezpečnost, funkčnost, životnost, sledovatelnost produktu, služby nebo procesu, jakož i plnění zákaznických požadavků. Jedná se zejména o změnu výrobního, kontrolního nebo zvláštního procesu, materiálu, subdodavatele, místa výroby nebo poskytování služby, stavu certifikace QMS, použité technologie, konstrukce, produktu či služby oproti objednávce nebo specifikaci.
Taková změna smí být provedena pouze po předchozím písemném schválení organizací, pokud může mít uvedený vliv. Schválení nezbavuje dodavatele odpovědnosti za shodu dodávky. Naléhavá změna nutná k odvrácení bezprostřední škody musí být organizaci oznámena bezodkladně spolu s odůvodněním a návrhem dalšího postupu.

11. Řízení neshodného produktu nebo služby
Dodavatel je povinen řídit neshodné produkty, procesy nebo služby tak, aby bylo zabráněno jejich neúmyslnému použití, smísení, odeslání nebo dodání organizaci. Neshodný produkt musí být vhodně identifikován, oddělen a evidován.
Zjistí-li dodavatel neshodu týkající se již odeslaného nebo dodaného produktu či služby, nebo vznikne-li důvodné podezření na takovou neshodu, oznámí ji organizaci bezodkladně, nejpozději do 24 hodin od zjištění. Oznámení obsahuje alespoň identifikaci produktu nebo služby, číslo objednávky nebo dodacího listu, množství, šarži, tavbu nebo jiný identifikátor sledovatelnosti, popis neshody, posouzení dotčeného rozsahu, okamžitá opatření a návrh dalšího postupu.
Odchylka od objednávky, výkresu, specifikace nebo jiného požadavku je přípustná jen po předchozím písemném schválení organizace. Dodavatel předloží návrh nápravného opatření nejpozději do 5 pracovních dnů od výzvy organizace nebo v jiné organizací určené přiměřené lhůtě.

12. Přepracování a opravy
Přepracování neshodného produktu smí být provedeno pouze způsobem, který produkt uvede do plného souladu s původními požadavky, a musí být následně ověřeno v odpovídajícím rozsahu.
Oprava, použití alternativního postupu, změna konstrukce nebo přijetí produktu v odchylném stavu je možné pouze po předchozím písemném schválení organizace. Dodavatel uchová záznamy o přepracování, opravě a výsledku následného ověření, je-li to relevantní pro prokázání shody.

13. Prevence padělaných nebo neověřených produktů
Dodavatel je povinen přijmout účinná opatření k prevenci dodání padělaných, neověřených nebo neautorizovaných produktů. Zejména zajistí nákup pouze od schválených, autorizovaných nebo důvěryhodných zdrojů, zachování sledovatelnosti produktů a materiálů, poskytování autentické dokumentace o shodě, ověření její pravosti a identifikace produktu a zabránění opětovnému uvedení podezřelého produktu do dodavatelského řetězce.
V případě podezření na padělaný, neověřený nebo jinak nevyhovující produkt dodavatel produkt neprodleně izoluje a informuje organizaci nejpozději do 24 hodin od zjištění. Bez předchozího písemného souhlasu organizace nesmí takový produkt dodat, opravit, přepracovat ani převést do dalšího dodavatelského řetězce.

14. Návrh a vývoj
Zahrnuje-li dodávka návrh nebo vývoj, je dodavatel povinen řídit tyto činnosti včetně plánování, vstupů, výstupů, přezkoumání, ověření, validace, řízení změn a uchování záznamů. Rozsah a výstupy návrhu a vývoje podléhají schválení organizace, pokud je to stanoveno objednávkou, smlouvou nebo technickou specifikací.
Není-li písemně ujednáno jinak, dodavatel poskytne organizaci oprávnění užít výstupy návrhu a vývoje vytvořené pro organizaci v rozsahu nezbytném k užití, údržbě, opravě, změně a dalšímu nakládání s dodaným plněním. Vlastnictví nástrojů, dokumentace, vzorků a práv k výsledkům se řídí smlouvou nebo objednávkou; není-li upraveno, dodavatel před jejich použitím pro jiné osoby vyžádá písemný souhlas organizace.

15. Balení, značení a ochrana produktu
Dodavatel je povinen zajistit vhodné balení, značení, ochranu a manipulaci s produktem tak, aby nedošlo k poškození, záměně, kontaminaci nebo ztrátě sledovatelnosti během přepravy, skladování nebo manipulace. Různé šarže, tavby nebo dávky musí být vhodně označeny a odděleny.
Má-li produkt omezenou dobu použitelnosti, životnost nebo skladovatelnost, musí být tato informace jednoznačně uvedena na obalu nebo v dodací dokumentaci, včetně data výroby, data použitelnosti a podmínek skladování, jsou-li relevantní.

16. Prevence FOD a čistota produktu
Je-li to relevantní pro charakter dodávky, dodavatel je povinen zajistit opatření k prevenci výskytu cizích předmětů a nečistot. Produkt musí být před odesláním zbaven nečistot, cizích předmětů, volných částic nebo jiných prvků, které by mohly negativně ovlivnit jeho funkci, bezpečnost, montáž nebo další zpracování.

17. Bezpečnost produktu, kompetence a etické jednání
Dodavatel je povinen zajistit, aby osoby podílející se na plnění objednávky byly v přiměřeném rozsahu kompetentní a seznámené s významem své práce pro shodu produktu nebo služby, bezpečnost produktu, plnění požadavků organizace a zákazníka a důležitost etického jednání. Dodavatel při plnění dodržuje použitelné právní předpisy, včetně předpisů týkajících se bezpečnosti práce, ochrany životního prostředí, hospodářské soutěže, zákazu korupce, sankčních a exportních omezení, jsou-li pro dodávku použitelné. Na vyžádání organizace poskytne přiměřenou součinnost k ověření splnění těchto požadavků.

18. Dodací dokumentace
V dodací dokumentaci musí být uvedeny informace umožňující jednoznačnou identifikaci dodávky, zejména číslo objednávky, identifikace produktu nebo služby, množství, číslo šarže, tavby nebo dávky, je-li relevantní, a požadované certifikáty, protokoly nebo jiné dokumenty prokazující shodu.
Chybí-li požadovaná dokumentace nebo je-li neúplná či nečitelná, organizace není povinna považovat dodávku za úplnou ani ji převzít jako vyhovující.

19. Právo na přístup a audit
Dodavatel je povinen umožnit organizaci, jejím zákazníkům a příslušným dozorovým nebo regulatorním orgánům přístup k relevantním dokumentovaným informacím, záznamům, produktům a prostorám souvisejícím s plněním objednávky, je-li takový přístup přiměřený charakteru dodávky, riziku, požadavkům zákazníka nebo právním a regulatorním požadavkům.
Audit se zpravidla oznamuje předem v přiměřené lhůtě a provádí se v běžné pracovní době dodavatele při respektování jeho přiměřených pravidel bezpečnosti, ochrany důvěrných informací a provozu. V naléhavém případě, při důvodném podezření na závažnou neshodu nebo vyžadují-li to požadavky zákazníka či příslušného orgánu, lze audit nebo ověření provést i bez této předběžné lhůty. Organizace může namísto auditu nebo vedle něj požadovat vzdálené přezkoumání dokumentace.
Dodavatel odstraní auditní zjištění ve lhůtě stanovené organizací, která musí být přiměřená jejich závažnosti. Dodavatel přenese tento požadavek v odpovídajícím rozsahu na své subdodavatele.

20. Subdodavatelé
Dodavatel odpovídá za plnění svých subdodavatelů v rozsahu, jako by plnil sám. Relevantní požadavky organizace, zejména požadavky na kvalitu, sledovatelnost, změny, neshody, padělané produkty, důvěrnost, dokumentaci a audit, přenese na subdodavatele v rozsahu odpovídajícím jejich podílu na plnění.
Vyžaduje-li to objednávka, technická dokumentace nebo povaha kritické dodávky, může dodavatel použít subdodavatele, změnit kritického subdodavatele nebo přemístit plnění pouze po předchozím písemném schválení organizace.

21. Důvěrnost, informační bezpečnost a osobní údaje
Dodavatel je povinen chránit důvěrné informace organizace před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zpřístupněním. Přijme přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupových oprávnění, ochranu elektronické komunikace a zálohování, odpovídá-li to povaze zpracovávaných informací.
Dodavatel bezodkladně, nejpozději do 24 hodin od zjištění, oznámí organizaci bezpečnostní incident, který může mít vliv na důvěrnost, integritu nebo dostupnost informací organizace, technické dokumentace, systémů nebo osobních údajů. Poskytne nezbytnou součinnost při objasnění incidentu a omezení jeho dopadů.
Zpracovává-li dodavatel pro organizaci osobní údaje jako zpracovatel, uzavřou strany před zahájením takového zpracování samostatnou písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů. Dodavatel nesmí takové zpracování zahájit bez doložených pokynů organizace a bez splnění podmínek stanovených právními předpisy a touto smlouvou, včetně pravidel pro zapojení dalších zpracovatelů.

22. Následky porušení požadavků
Zjistí-li organizace neshodu nebo porušení těchto požadavků, je oprávněna podle povahy a závažnosti případu zejména požadovat vysvětlení, nápravné opatření, dodatečné ověření, výměnu, opravu nebo přepracování plnění; odmítnout převzetí nebo vrátit nevyhovující dodávku na náklady dodavatele; pozastavit objednávky, schválení dodavatele nebo platby v rozsahu dovoleném smlouvou a právními předpisy; a uplatnit náhradu škody a jiné nároky vyplývající ze smlouvy nebo právních předpisů.
Je-li porušení podstatné, opakované, není-li odstraněno v přiměřené organizací určené lhůtě nebo hrozí-li vážné ohrožení kvality, bezpečnosti, sledovatelnosti, důvěrnosti či plnění zákaznických požadavků, je organizace oprávněna odstoupit od dotčené objednávky nebo smlouvy, je-li to sjednáno nebo dovoleno právními předpisy.
Uplatněním uvedených práv není dotčeno právo organizace na náhradu škody ani jiné právní prostředky.

23. Přiměřenost požadavků a závěrečná ustanovení
Tyto požadavky se uplatní v rozsahu přiměřeném typu produktu nebo služby, jejich kritičnosti, zamýšlenému použití, rizikovosti dodavatele a požadavkům zákazníka. Organizace stanoví a přezkoumá rozsah požadavků před jejich sdělením dodavateli.
Organizace může požadavky doplnit nebo upřesnit v objednávce, technické specifikaci, smlouvě nebo individuální písemné dohodě s dodavatelem.
Změní-li organizace tento dokument pro budoucí objednávky, zveřejní nové znění s označením revize a datem účinnosti. Změna se bez výslovné dohody smluvních stran neuplatní na již přijaté objednávky, s výjimkou změny vyvolané závazným právním předpisem nebo naléhavým požadavkem zákazníka či příslušného orgánu; v takovém případě organizace dodavatele písemně informuje a strany projednají přiměřený dopad změny na plnění.

Platnost od 06.08.2026

Č. změny 00